COMO A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS (RPA) PODE ELIMINAR ERROS, REDUZIR CUSTOS E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA EMPRESA

Por: Kaio Feroldi Motta.

Administrador, Especialista e Mestre em Organizações & Empreendedorismo.

Em um cenário de negócios onde a margem de lucro dos empresários e pessoas que iniciam seus trabalhos de forma empreendedora é apertada, exigindo a concorrência máxima agilidade, toda empresa (principalmente as de pequeno e médio porte, as chamadas PME) enfrenta um dilema: como crescer sem aumentar custos de modo que torne o negócio insustentável? A resposta não é tão simples, mas está, basicamente, em abandonar o desperdício silencioso de tempo e dinheiro gerado por tarefas operacionais, manuais e repetitivas. Como fazer isso? Através da Automação de Processos Robóticos (RPA); e não, não estamos falando de um cenário futurista onde máquinas com inteligência artificial dominarão o mundo. Estamos falando do presente, do agora! A RPA já é, hoje, uma solução acessível para injetar eficiência 24 ininterrupta em termos de temporalidade em sua gestão. Nesta coluna, vamos desvendar como os 'robôs de software' podem eliminar erros humanos, reduzir custos operacionais e, o mais importante, liberar sua equipe para focar no que realmente move o negócio para frente: a estratégia e a inovação.

O termo RPA (Robotic Process Automation), ou Automação Robótica de Processos, pode, a princípio, soar grandioso demais para sua empresa, mas seu conceito é, na realidade, prático e aplicável ao dia a dia do seu negócio. Estamos falando de softwares, e não de robôs físicos. Imagine treinar um "colega de trabalho digital" que não se cansa, não se distrai e é absolutamente preciso. Este colega digital, ou bot, é programado para imitar as ações humanas ao interagir com sistemas e aplicativos de computador. Ele faz login, abre e-mails, copia dados de uma planilha, cola informações em um sistema de ERP ou preenche formulários web, tudo seguindo regras claras e pré-definidas pelo ser humano. Ele faz exatamente o que sua equipe faria, mas em alta velocidade e sem abrir margem para erros. Para o gestor que busca eficiência a curto prazo, o ponto de partida é identificar os processos que são repetitivos, volumosos e baseados em regras (estes são os candidatos ideais para a automação). Alguns exemplos práticos onde o RPA pode ser aplicado são:

1.       Setor Financeiro e Contábil:

• Conciliação Bancária (onde se confronta diariamente extratos bancários com os registros internos);

  
  

• Processamento de Contas a Pagar e a Receber: Digitando e classificando faturas, gerando boletos e enviando comprovantes de pagamentos.

  
  

• Emissão de Relatórios Padronizados: Gerando relatórios de fluxo de caixa e/ou de despesas e enviando-os por e-mail em horários pré-definidos a quem deve recebê-los.

  
  

2.      Recursos Humanos (RH):

• Gestão Cadastral: Atualizando informações de funcionários em múltiplos sistemas como, por exemplo, benefícios, registro de ponto e folha de pagamento).

  
  

• Onboarding (processo de integração) Simples: Enviando pacotes de documentos e notificações iniciais para novos contratados.

3.      Vendas e Atendimento:

• Processamento de Pedidos: Transferindo dados de pedidos recebidos por e-mail ou planilhas para o sistema de gestão de estoque e vendas (ERP).

  
  

• Monitoramento de Estoques: Checando o nível de produtos e emitindo alertas automáticos de reabastecimento em caso de atingir o nível de segurança, o que é pré-definido pela equipe de trabalho.

  
  

Ao delegar tais atividades – de alta importância para a empresa, porém com baixo valor agregado e alta repetitividade – para os bots, o Administrador não apenas otimiza o tempo de sua equipe de colaboradores e lideranças, mas também constrói uma fundação de dados mais limpa e confiável para a tomada de decisões. A decisão de implementar a Automação Robótica de Processos (RPA) nas PME’s é sobre tecnologia, mas se trata muito mais sobre a saúde financeira e a competitividade do negócio. Os benefícios se manifestam com um duplo impacto: maior qualidade e redução de custos, liberando capital e tempo para o crescimento e o sucesso da empresa.

Um dos maiores custos invisíveis em qualquer empresa é o "custo do erro". Ele inclui o tempo gasto para corrigir uma digitação errada, a multa por um dado fiscal inconsistente ou a perda de um negócio devido a um cadastro incorreto do cliente. Em resumo, com consistência e conformidade, o bot não se distrai. Ele segue o roteiro programado à risca, 24 horas por dia, 7 dias por semana, ininterruptamente. Isso garante 100% de precisão e consistência em tarefas de volume, como a transferência de dados entre sistemas ou a conciliação financeira. Para o gestor, isso se traduz em maior conformidade regulatória e dados mais confiáveis para a tomada de decisão.

Além disso, a redução do tempo de processamento decorrente da aceleração dos processos críticos como o fechamento contábil ou o onboarding de clientes, a empresa ganha agilidade. Um “robô (ferramenta neste sentido)” pode custar um valor significativo para implantação, mas em pouco tempo o investimento se paga (curto payback), passando a longo prazo a custar uma fração do valor de um colaborador em tempo integral e pode trabalhar continuamente, garantindo que os picos de demanda sejam absorvidos sem a necessidade de contratações temporárias ou de horas extras. Mas calma: isso não significa que você demitirá funcionários! A verdadeira otimização não é cortar, mas redirecionar. O capital investido no bot é recuperado com o aumento da capacidade de processamento da empresa, permitindo que o colaborador concentre o investimento em áreas estratégicas, como desenvolvimento de produto, marketing ou vendas. Ao garantir qualidade e reduzir o tempo de execução, a RPA se estabelece como um investimento estratégico, transformando custos operacionais fixos em uma vantagem competitiva escalável.

A maior resistência à automação nas PMEs frequentemente reside no medo de que a tecnologia substitua pessoas. O administrador precisa ver o RPA não como uma ferramenta de corte, mas sim como um catalisador de valor humano. A grande verdade é que a Automação Robótica de Processos não elimina empregos, mas sim tarefas. Ao transferir as atividades rotineiras, repetitivas, tediosas e baseadas em regras para os bot’s, a Empresa passa a obter um maior ganho de produtividade: a liberação do seu capital humano para o que realmente exige inteligência e criatividade:

• Análise Crítica e Tomada de Decisão: Em vez de gastar horas coletando e consolidando dados em planilhas, a equipe pode usar esse tempo para analisar os insights gerados pela precisão do bot e formular estratégias de mercado.

  
  

• Relacionamento com o Cliente: O colaborador é redirecionado para o atendimento que exige empatia, negociação e solução de problemas complexos, fortalecendo o relacionamento e a fidelidade do cliente.

  
  

• Inovação e Desenvolvimento: Com a mente livre da rotina, a equipe tem espaço para pensar em novos produtos, otimizar serviços e buscar novas fontes de receita para o negócio, melhorando, inclusive, o clima organizacional da empresa e solidificando a cultura de um ambiente de trabalho próspero e que valoriza o intelecto, e não o labor meramente braçal.

A satisfação e o engajamento da equipe – inicialmente, receosa com a mudança por medo de serem demitidas – aumentam porque percebe-se que o foco do trabalho migra de tarefas mecânicas ("trabalho de robô") para atividades de propósito e maior valor agregado. Este é um fator decisivo na atração e retenção de talentos, especialmente entre as novas gerações que buscam desafios e aprendizado contínuo. A RPA, portanto, não é uma ameaça ao time de colaboradores, mas uma oportunidade de upskilling (requalificação), transformando a força de trabalho do negócio em um recurso estratégico e focado no futuro.

Mas atenção! Um erro muito comum em iniciar no RPA é tentar automatizar o processo mais complexo da empresa. A chave é buscar o "candidato ideal" à automação, sendo ele:

• Alto Volume: Tarefas que são realizadas diariamente ou semanalmente e que consomem um grande número de horas da equipe.

  
  

• Repetitivas e Manuais: Atividades que seguem exatamente as mesmas regras toda vez (ex: copiar dados de um sistema A para um sistema B).

  
  

• Fonte de Erro: Processos onde a distração humana costuma gerar inconsistências ou retrabalho.

Não comprometa grandes orçamentos no início. A estratégia mais eficaz é realizar uma Prova de Conceito (POC): um projeto piloto rápido e de baixo risco (e, então, você começa por ele). Priorize um processo que, se automatizado, trará um alívio imediato para a sua equipe e um ganho de precisão. Assim, você tira aquela sensação da equipe de trabalho de que “as máquinas vão substituí-los, gerando não só o ganho de precisão anteriormente mencionado, mas também o ganho da vontade por parte da equipe em fazer o novo acontecer.

• Investimento Inicial: Muitas plataformas de RPA modernas utilizam o modelo Low-Code/No-Code, ou estão disponíveis como Software-as-a-Service (SaaS), o que barateia a licença e a implementação. Contrate uma consultoria para automatizar apenas aquele primeiro processo mapeado (e não contrate sem, antes, ter o tal projeto piloto já bem delineado por você e sua equipe – planejamento é tudo).

  
  

• Medir o ROI: Após a implementação do bot piloto, monitore o tempo economizado e a redução de erros. O retorno sobre o investimento (ROI) – que mede o lucro total do investimento como um percentual – precisa ser claro e rápido para justificar a escala para outros departamentos (e não se esqueça de mensurar também o Payback – que mede o tempo necessário para recuperar o investimento).

A tecnologia é a ferramenta, mas a cultura é a alavanca e os seus colaboradores é que a movimentarão. O administrador precisa liderar a mudança! Apresente o bot como um aliado que fará o trabalho de "limpeza", e não como um substituto. Além disso, investir tempo em upskilling (treinamento) da equipe liberada é crucial para fazer a diferença. Ensine-os a usar o tempo ganho com o bot em tarefas de análise de dados, insights de mercado e aprimoramento do relacionamento com os clientes.

Ao seguir esses passos, a Empresa transforma o investimento em RPA de um mero gasto (que aumentou o custo do negócio) em uma estratégia de crescimento sustentável.

A Automação Robótica de Processos é a ponte entre a Empresa que sobrevive e a que prospera. Ao integrar bot’s, o Administrador não está apenas cortando custos ou eliminando erros; está redefinindo a produtividade e valorizando a inteligência da equipe. A eficiência operacional já é o mínimo para sobreviver; a RPA é a chave para a próxima fase do crescimento. Não espere a concorrência se tornar zero-erro para começar.

Convido você, gestor, a iniciar o mapeamento de processos na sua empresa ainda esta semana, que se inicia.

Qual é o seu processo mais chato e repetitivo? Este é o seu ponto de partida para uma nova era em gestão.